Apa itu Product Requirements Document (PRD)?
PRD (Product Requirements Document) adalah dokumen yang menjelaskan dengan jelas tentang fitur, fungsi, dan spesifikasi produk yang akan dikembangkan.
PRD ini menjadi panduan bagi semua tim yang terlibat – pengembang, desainer, QA, dan stakeholder lainnya – agar mereka bisa membangun produk yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan pengguna dan sejalan dengan tujuan bisnis perusahaan.
Mengapa Harus Menggunakan Product Requirements Document (PRD)?
PRD membantu semua orang memahami visi dan tujuan produk dengan jelas. Dokumen ini mengurangi risiko salah paham karena memberikan spesifikasi yang jelas, sehingga tim tidak perlu mengembangkan fitur yang tidak diperlukan.
Dengan PRD, tim dapat lebih mudah merencanakan dan mengestimasi waktu, biaya, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pengembangan produk. Adanya dokumentasi yang jelas membuat tim bekerja lebih terarah dan mengurangi kebutuhan revisi atau perubahan mendadak.
PRD juga membantu komunikasi antara tim teknis seperti developer dan QA dengan tim non-teknis seperti product manager, marketing, dan sales. Ini membuat kolaborasi antar tim menjadi lebih lancar dan efektif
Bagaimana Membuat Dokumen Product Requirements Document (PRD)?
Ada beberapa informasi yang wajib dicantumkan ketika akan membuat PRD. Pada kesempatan kali ini, saya akan membuat sebuah PRD pengembangan aplikasi dan apa saja yang harus dicantumkan di dalamnya.
Sebagai contoh, kita akan membuat sebuah template PRD untuk pengembangan aplikasi Sistem Informasi Peminjaman Buku yang saya beri nama SIBook (Sibuk) merupakan plesetan dari Bahasa Aceh yang berarti sibuk.
Berikut adalah bagian-bagian yang harus ada dalam PRD dan isinya:
Pendahuluan Project
Pendahuluan merupakan bagian awal dari dokumen yang berfungsi untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang project.
Pada bagian ini dijelaskan mengapa project perlu dilaksanakan, apa yang ingin dicapai melalui project tersebut, serta siapa saja yang akan terlibat dalam pelaksanaannya
Biasanya bagian pendahuluan mencakup tiga komponen utama:
- Deskripsi project, pada bagian ini diuraikan secara ringkas mengenai sistem yang akan dikembangkan dan manfaat utama yang diharapkan dari implementasi sistem tersebut. Deskripsi ini memberikan pemahaman dasar tentang ruang lingkup project.
- Tujuan project, komponen ini menjelaskan hasil konkret yang ingin dicapai melalui project, misalnya peningkatan efisiensi dalam proses peminjaman buku di perpustakaan. Tujuan yang dirumuskan harus spesifik dan terukur.
- Pemangku Kepentingan, bagian ini mengidentifikasi dan menjabarkan peran semua pihak yang terlibat dalam project, seperti Administrator Perpustakaan yang akan mengelola sistem, Anggota Perpustakaan sebagai pengguna utama, dan Tim Teknologi Informasi yang bertanggung jawab atas pengembangan dan pemeliharaan sistem.
Pendahuluan harus disusun dengan baik karena akan menjadi fondasi yang kuat untuk keseluruhan dokumen dan memberikan arah yang jelas bagi pelaksanaan project.
Berikut Adalah contoh dari isi pendahuluan yang ada pada PRD:
Isi Pendahuluan Product Requirement Document (PRD)
Scope atau Ruang Lingkup Project
Scope atau ruang lingkup adalah bagian penting dalam dokumen project yang menjelaskan batasan-batasan project dengan jelas.
Tujuan utamanya adalah mencegah terjadinya scope creep atau penambahan fitur di luar rencana yang telah disepakati, yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya, perpanjangan waktu pengerjaan, dan penyimpangan dari tujuan awal.
Bagian scope biasanya terdiri dari dua komponen utama:
- Fitur Utama, Bagian ini menguraikan fungsi-fungsi inti yang akan dikembangkan dalam sistem. Contohnya dalam sistem perpustakaan meliputi modul peminjaman buku, sistem pencarian koleksi buku, dan pengelolaan data anggota perpustakaan. Fitur-fitur ini merupakan prioritas utama dalam pengembangan dan harus diselesaikan sebelum project dianggap selesai.
- Batasan Sistem, Komponen ini menjelaskan dengan jelas hal-hal yang tidak termasuk dalam cakupan project. Misalnya, sistem hanya dirancang untuk menangani maksimal 1.000 pengguna aktif secara bersamaan, atau sistem tidak mencakup fungsi pembelian buku baru. Dengan mendefinisikan batasan ini di awal, semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang tidak akan disediakan oleh sistem.
Pendefinisian scope yang tepat membantu tim project tetap fokus pada tujuan utama, mengalokasikan sumber daya secara efisien, dan mengelola ekspektasi semua pihak yang terlibat dalam project.
Berikut adalah contoh isi dari scope atau ruang lingkup pada dokumen PRD:
Scope Product Requirement Document (PRD)
Fungsionalitas
Fungsionalitas adalah bagian yang menguraikan fitur-fitur sistem secara lebih teknis dan terperinci. Bagian ini menjelaskan bagaimana sistem akan beroperasi dan apa saja kemampuan yang dimilikinya.
Penjelasan fungsionalitas membantu tim pengembang memahami persyaratan teknis yang perlu diimplementasikan. Jika kita memiliki flowchart, desain form atau apapun yang menggambarkan fungsi dari aplikasi, dapat kita tambahkan pada point fungsionalitas ini.
Berikut adalah contoh isi fungsionalitas pada dokumen PRD:
Fungsionalitas Product Requirement Document (PRD)
Desain UI
Desain User Interface (UI) merupakan bagian yang menjabarkan tampilan visual sistem dan cara pengguna berinteraksi dengan sistem tersebut.
Bagian ini biasanya berisi wireframe atau mockup sederhana yang memberikan gambaran konkret tentang tata letak, komponen, dan aliran navigasi dalam aplikasi.
Desain UI sangat penting karena menjembatani konsep abstrak sistem dengan pengalaman pengguna yang nyata. Melalui desain UI yang baik, semua pemangku kepentingan dapat memvisualisasikan bagaimana sistem akan berfungsi setelah diimplementasikan.
Pada Desain UI kita dapat menyertakan Mockup Halaman, Desain Form, Desain Layout dan Rancangan Responsif Dari aplikasi yang akan dikembangkan.
Dengan menyediakan desain UI yang jelas, tim pengembang mendapatkan panduan visual yang membantu mereka mengimplementasikan sistem sesuai dengan ekspektasi pengguna, sementara pemangku kepentingan dapat memberikan umpan balik awal sebelum pengembangan dimulai, sehingga mengurangi risiko perubahan signifikan di tahap selanjutnya.
Non-Fungsional
Persyaratan Non-Fungsional adalah bagian yang menguraikan aspek-aspek kualitas dan batasan teknis sistem yang tidak terkait langsung dengan fitur atau fungsi spesifik, namun sangat penting untuk performa, keandalan, dan pengalaman pengguna secara keseluruhan.
Tidak seperti persyaratan fungsional yang menjelaskan “apa yang dilakukan sistem”, persyaratan non-fungsional berfokus pada “bagaimana sistem melakukannya” dan standar kualitas yang harus dipenuhi.
Persyaratan non-fungsional lain yang sering disertakan meliputi skalabilitas sistem, ketersediaan (uptime), kepatuhan terhadap standar aksesibilitas, kompatibilitas dengan perangkat atau browser tertentu, dan ketahanan terhadap kegagalan sistem.
Pendefinisian persyaratan non-fungsional yang jelas membantu memastikan bahwa sistem tidak hanya menyediakan fitur yang dibutuhkan, tetapi juga memenuhi standar kualitas yang diharapkan oleh pemangku kepentingan.
Berikut contoh dari Persyaratan Non-Fungsional yang ada pada PRD :
Non-Fungsional Product Requirement Document (PRD)
Teknologi yang Digunakan
Bagian Teknologi yang Digunakan menguraikan stack teknologi dan alat-alat pengembangan yang akan diimplementasikan dalam project.
Pemilihan teknologi yang tepat sangat penting karena akan mempengaruhi berbagai aspek project, termasuk kecepatan pengembangan, performa aplikasi, skalabilitas, kemudahan pemeliharaan, dan biaya implementasi.
Pendefinisian teknologi yang jelas membantu tim dalam merencanakan sumber daya yang dibutuhkan, mengidentifikasi keahlian yang diperlukan, dan memastikan kompatibilitas antar komponen sistem.
Pemilihan teknologi juga harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti dukungan jangka panjang, komunitas, dokumentasi, dan ketersediaan talent.
Teknologi yang digunakan Product Requirement Document (PRD)
Timeline Project
Bagian timeline project menjelaskan tahapan-tahapan pelaksanaan project beserta estimasi waktu yang dibutuhkan dari awal hingga proses deployment.
Perencanaan waktu yang tepat sangat penting untuk memastikan proyek berjalan sesuai jadwal, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan meminimalkan risiko keterlambatan.
Dalam pengembangan sistem, timeline proyek umumnya dibagi menjadi beberapa fase utama, yaitu:
- Analisis Kebutuhan, Tahap ini melibatkan pengumpulan dan identifikasi kebutuhan bisnis serta teknis dari pengguna untuk mendefinisikan ruang lingkup proyek. Estimasi waktu: 2 minggu.
- Desain, Merancang arsitektur sistem, diagram alur, dan tampilan antarmuka pengguna (UI) berdasarkan kebutuhan yang telah dianalisis. Desain yang baik akan menjadi dasar untuk tahap pengembangan selanjutnya. Estimasi waktu: 3 minggu.
- Pengembangan, Implementasi kode program sesuai dengan desain dan spesifikasi yang telah disepakati. Tahap ini menjadi fase inti yang membutuhkan koordinasi antar tim. Estimasi waktu: 8 minggu.
- Pengujian (Testing), Melakukan pengujian sistem untuk memastikan bahwa semua fitur berfungsi sesuai dengan kebutuhan, serta mengidentifikasi dan memperbaiki bug sebelum aplikasi diimplementasikan. Estimasi waktu: 2 minggu.
- Deployment, Penerapan sistem ke lingkungan produksi yang siap digunakan oleh pengguna akhir. Tahap ini mencakup instalasi, konfigurasi, dan uji kelayakan akhir. Estimasi waktu: 1 minggu.
Perencanaan timeline yang jelas membantu tim proyek dalam memonitor perkembangan, mengevaluasi capaian, dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.
Estimasi waktu pada setiap fase bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan proyek serta kompleksitas sistem yang dikembangkan.
Timeline Product Requirement Document (PRD)
Resiko dan Mitigasi Project
Bagian Risiko & Mitigasi menguraikan potensi hambatan yang dapat mempengaruhi jalannya proyek serta strategi penanggulangan untuk meminimalkan dampaknya.
Identifikasi risiko secara dini sangat penting untuk menjaga kelancaran pelaksanaan proyek, memastikan kualitas hasil, dan mengurangi kemungkinan keterlambatan.
Approval Project
Bagian Approval memuat daftar pemangku kepentingan (stakeholder) yang memiliki kewenangan untuk memberikan persetujuan terhadap dokumen ini sebelum proyek memasuki tahap pengembangan.
Persetujuan dari stakeholder memastikan bahwa seluruh informasi, kebutuhan, dan ruang lingkup proyek telah disepakati bersama, sehingga meminimalkan potensi perubahan di tengah proses pengembangan.
Approval Product Requirement Document (PRD)
Kesimpulan
Membuat PRD mungkin terasa seperti pekerjaan yang ribet di awal, tapi percayalah, dokumen ini bakal jadi panduan sakti yang bikin proyek lebih terarah dan minim drama.
Dengan PRD yang jelas, semua orang di tim — dari developer, desainer, sampai stakeholder — bisa satu suara soal apa yang bakal dibangun.
Ingat, PRD bukan sekadar dokumen formal, tapi jembatan komunikasi yang bikin ide-ide jadi nyata. Jangan ragu untuk menyesuaikan formatnya sesuai kebutuhan proyek.
Yang penting, pastikan semua informasi yang dibutuhkan sudah terangkum dengan jelas dan mudah dipahami.
Semoga tips ini bisa membantu kamu menyusun PRD yang kece dan bikin proyek makin lancar. Selamat mencoba, dan semoga proyekmu sukses!
Kamu bisa mendownload contoh dokumen PRD yang saya contohkan sebelumnya di link berikut : DOWNLOAD CONTOH PRD